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コラム

基幹システム 導入プロセス

  • 2021.08.04

 

|基幹システムとは

 

基幹システムとは、企業の基幹となる業務をコンピュータで管理しようとするシステムの総称です。

それぞれの会社や業界の業務にすべて合致する、基幹システムという決まった枠組みやパッケージがあるわけではなく、基幹システムというカテゴリーの中に販売管理システムや生産管理システム、購買管理システム、在庫管理システム、会計システム、人事給与システムなどが含まれています。

 

それぞれの会社や業種によって基幹とする業務は異なるため、基幹システムも変わってきます。

会計システムや人事給与システムは法令遵守の考え方もあるため、多くの業種にとって導入は決して難しくはありません。

しかしながら、販売管理システムや生産管理システム、購買管理システム、在庫管理システムなどは、在庫の有無、生産方法の有無、お客様の注文に対しての受注業務など、業種にとって違ってきており、明確な目的や目標を定めて、自社にあうシステムを導入しなくてはいけません。

 

 

ベンカンでも2020年に、基幹システムの導入をおこないました。

様々な検討のおこない、株式会社日立システムズ様のFuture Stageを導入を決定し、運用をしています。

 

|基幹システムの導入

 

企業の中枢を担う基幹システムの入れ替えともなれば、全社規模の取組となり、予算も相当なものになります。

また、基幹システムは会社の経営を左右するため、一度導入してしまうと、そう頻繁に変更することができません。

そのため、管理部を中心として、基幹システム導入プロジェクトを立ち上げましたが、「必ず成功させる」「失敗できない」という大きなプレッシャーがありました。

 

ベンカン社内に基幹システム導入に必要なノウハウやスキルをもっているジンザイもいない状態からのスタートでした。

そのため、「一体、何からすればよいのだろう?」「なにをしなくてはいけないのだろう?」という状態に陥ってしまいました.

しかしながら、IT導入のコンサルタントの協力を得ることができ、取組を進めていくことができました。

 

 

|導入のステップ

 

ベンカンの基幹システムとして有効に活用していくためにも、導入時点で様々なステップを踏む必要があります。

主なステップは以下になります。

 

  1. 情報化企画
  2. 現状の可視化
  3. 業務改善
  4. システム要求定義
  5. パッケージ選定
  6. デモ・プレゼンにより改善テーマの実現性を検証
  7. カスタマイズを含む初期費用および5年間の総費用を評価
  8. システム要件定義
  9. 適用設計
  10. 詳細設計
  11. 開発設計
  12. 総合テスト
  13. 運用テスト
  14. 本番移行

     

    1. 情報化企画

    情報化企画とは企業における経営課題をクリアし、それを成果につなげるために、企業の情報化をどう推進していくのかを考えることです。

    基幹システムの導入において、この「あるべき姿」をキチンと決めることが重要になります。

     

    2.現状の可視化

    プロジェクトのメンバーがシステムの導入を主体的に進めることができる、開発業者様(以後 ベンダー)との打ち合わせで齟齬がでないようにするためにも、業務フローなど可視化する必要があります。

     

    業務フローをプロセス化し見える化することによって、細かな情報がそぎ落とされ、その 骨格となる部分が抽出されます。

    そうすると、プロジェクトメンバーやベンダーが理解できる業務範囲が広がり、自分の担当業務以外の仕事を含め業務全体を把握することが可能となります。

    プロジェクトに参加している各部署のメンバーは、自部署の問題は把握していても他部署がどんな問題を抱えているか?どんな仕事をしているのか?を把握できていないのが現状です。

     

    そのため、新システムの稼働させる、その導入により成果をだすためには、プロジェクトメンバー全員が各部署の業務内容および現在の仕事のやり方、そしてそこに存在する問題点を共通認識し、共通の土壌にすることが出発点となります。

     

    3.業務改善

    現状を可視化すると、現状の業務が抱えている問題点も明らかになってきます。

    そうすると、次に「業務のあるべき姿」を考え、それらの問題を整理し、分析、解決すべき課題に落とし込みます。

    そして、その課題の解決策を検討していきます。

     

    業務のやり方を「見直すのか?」「継続ぜざるを得ないか?」「 統合するのか?」など、業務プロセスの改善・標準化をおこないます。

    その上で新たに設計された業務を基にシステム化の要求定義を進めていきます。

     

    4.システム要求定義

    システム要求定義は「発注者側(今回はベンカン)が何をしたいのか」を明確にすることです。

    システムを開発する上で、実現して欲しい内容に落とし込をします。

    ベンカンのプロジェクト内での打ち合わせにおいても、たくさんの要求定義がでてきました。

     

    既存のシステムから発展させて、もっとよりよいものにしていきたいものと、新規導入として、現状でのシステムでは対応できなかった要求をクリアするためです。

    それぞれに改善テーマを決めて、要求定義を設定していきます。

     

    5. パッケージ選定

    システムの基本となるパッケージを選定する上で、ベンカンでは、7社のベンダーに対して、「システム要求定義」の各要求項目に合致をする機能があるかの確認と提案依頼をおこないます。

     

    その後、各ベンダーからいただいた提案に対して、「機能・価格・体制やスケジュール適応」により評点をおこない、その評点の上位3社に絞り込みをしました。

     

    6. デモ・プレゼンにより改善テーマの実現性を検証

    ・ベンカン側にて確認したいことを資料化し、事前に提示した上でベンダーによるデモを実施してもらいます。

    ・デモは各ベンダーとも2回開催します。(1回あたり3時間)

    ・実務部門のマネージャーが参加し、評価をします。

    ・評価結果を集約し結果を整理します。

     

    7. カスタマイズを含む初期費用および5年間の総費用を評価

    ・現時点でのカスタマイズ要件に対応するためのカスタマイズ費用を算出します。

    ・上記含めた初期費用および稼動後の保守費用を含めて価格を比較評価します。

     

    これらのプロセスを経て、日立システムズ様のFuture Stage の導入を決定しました。

     

     

    8. システム要件定義

    パーケージが決定したから、基幹システムの導入が終了というわけではありません。

    ここからがある意味基幹システム導入の本番になります。

     

    ベンカンの基幹システムとしての「あるべき姿」を達成させるために、カスタマイズ(システム改造)をおこなっていきます。

    そのための第一歩として、「システム要求定義」を実現するためにはこうした機能が必要というシステムの仕様書を作成します。

    ここで、どのようなカスタマイズ(システムの改造)をおこなうかも検討します。

    システムが何をしなければならないかを、プログラムの機能のほか、データベース(DB)・通信などを含めて検討をしていきます。

     

    9.基本設計

    ベンダーとベンカンで、仕様の確認を目的に業務の整理やデータ、画面レイアウトなどの「枠組み」を設計していきます。

     

    10.詳細設計

    基本設計の後は、詳細設計をおこないます。

    基本設計はベンダーが顧客向け(ベンカン)にレイアウトなどの枠組みを作成したのに対し、詳細設計は、実際にカスタマイズをおこなう、ベンダーのプログラマに対しての要望を伝える説明向けに、ロジックなどの具体的な肉付けをおこなう作業になります。

     

    11.開発設計

    基本設計書で作成した設計思想をそのまま(必要に応じて修正も加えて)利用し、さらに詳細機能を表すためのカスタマイズ要件を追加して「カスタマイズの開発」をしていきます。

     

    12.総合テスト

    プロジェクトメンバーを中心に総合テストを実施します。

    総合テストは、ソフトウェアおよびシステムの検証手法の1つです。

    構築したシステムが全体で予定通りの機能を満たしているか、また機能や性能が仕様書通りに構築できているかを検証していきます。

     

    総合テストの流れは下記のとおりです。

    1)計画

    2)テスト環境構築

    3)テスト項目作成

    4)テストデータ準備

    5)テスト手順準備

    6)テスト実行

    7)評価

     

    テスト全体の計画や、テスト項目に抜け漏れがあると、正しい評価ができません。

    計画自体が円滑に機能しない、または流れの中で手詰まりが発生すると、当然ながらプロジェクト全体の進捗に関わることとなります。

    そのため、この総合テストはしっかりやる必要があり、この時点で不具合を発見することが重要になります。

     

    13. 運用テスト

    本番移行フェーズ直前の最終テスト、それが運用テストです。

    運用テストは、開発が完了(総合テストが終了)したシステムに対し、実際のシステム利用者がテストを行い、業務運用上の支障がないかを確認するテストになります。

     

    ベンカンでも、実際に基幹システムを使用するメンバー全員でテストをおこないました。

    運用テストは、システム本番移行直前の最終テストとなるため、品質の最終確認が目的です。

    運用テスト実施前に、メンバー全員に向けて『運用テスト仕様書』を作成し、どのような観点でテストを実施するのかを決めます。

    通常業務のシナリオに沿ったテストはもちろんのころ、レアケースな業務や、異常対応業務など、さまざまなシナリオを業務視点で作成してテストをしていきます。

     

    この運用テストをおこなうことにより、何らかの不具合や課題が発見されます。

    発見した課題はすぐにベンダーに伝え、調査や対応をおこなってもらいます。

    その結果、システムの修正、運用の見直しをするなどが発生していきます。

     

    14.本番移行

    すべてのテストが終了し、システムが完成した段階で本番移行をおこないます。

     

    実際の業務の現場にシステムを導入し、以降は新しいシステムで業務をおこないます。

    業務に支障をきたさないよう、夜間や週末、連休などを利用して行われることが多いですが、ベンカンでも月末が金曜日など、翌日が週末の日に本番への移行をおこないました。

     

     

     

     

     

    基幹システムの導入に伴い、本番移行後はトラブルも発生してしまい、お客様に大変ご迷惑をおかけしてしまいました。

    また、現状まだこの新しい基幹システムの能力を十全に発揮できているとはいえない状態です。

     

    しかしながら、Future Stageを含むこれらの基幹システムは、従来のシステムとは違い拡張性の高いシステムとなっています。

    これから、よりよいシステムとしてカイゼンをしていき、顧客の皆様やベンカンの従業員に、「ベンカンのシステムは進んでいる。進んだ。」といっていただけるようにしていきます。

     

     

    sano

     

      佐野 裕(Yutaka Sano)  管理部 部長


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