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コラム

コミュニケーション「会議」

  • 2018.12.26

|組織の三要素

 

個人で果たせない、より大きな目的を果たすために組織があります。

そのために組織に参画する個々は、目的を共有していなければなりません。(組織目的)

また、参画する個々が、組織の目的を達成するために、貢献しようとする意欲(貢献意欲)を維持させるためにマネジメントが必要となります。

しかしながら、時間の経過と共に、共通の目的にギャップが生まれ出します。

そのために、目的は当然ながら、常に適正な情報を共有すべくコミュニケーションがとること(情報共有)が重要視されます。

組織の三要素

 

 

|コミュニケーション

 

コミュニケーションを阻害する要因には、省略、歪曲、一般化があるとされます。

しかし、ながら、それ以前の問題を抱えた組織も少なくないと思います。

省略も、歪曲も、一般化も、情報を伝えた上での阻害する要因です。

 

ところが、情報を殆ど伝えようとしない組織も存在します。

職種や性格に依るものなのだと思いますが、自分の中で、100%を求めようとする傾向にあるからではないかと考えます。

結果、進捗状況や仮説の情報を共有しようとしません。

 

そうなると、目標を共有している者たちからすると、疑心暗鬼になってしまいます。

そこで、職種や性格に左右されることなく、定期的に情報を共有する場が非常に重要となります。

コミュニケーション

 

|会議とは・・・

 

組織において、情報を共有する場として代表的なのが「会議」です。

会議を定義する言葉と知られるのが「会して議する。議して決する。決して行動する。」です。

 

会議は、出席者を拘束することになりますので、その時間を有益に活用することが重要となります。

冒頭で、その主旨を説明する様だと、非常に不効率な会議となってしまいます。

 

ポイントとしては、事前に、議題を提起して、考えをまとめさせた上で、出席を求めることが大切かと思います。

場合によっては、シュートミーティング、電話、Eメール、グループウェアなどで可能な範囲の意見交換を事前に行っておくのも有効です。

そうすることで、会議では、最低限の拘束時間で結論を出せるはずです。

また、会せずとも、資料を読めば分かるような一方的な報告などは会議の場では避けるべきです。

 

そして、最も重要なのは、会議は、共有目的や目標を達成するためのマネジメントの場であるということです。

「会して議する。議して決する。決して行動する。」ですが、俗に言うマネジメントサイクル、つまりPDCAサイクルそのものであるとも言えます。

会議では仮説を含めた結論(期限とノルマ)を行動に移すためのものでなければなりません。

また、前回の会議を受けての行動結果を検証し、次の行動に移すためのものである必要もあると考えます。

PDCAサイクル

 

 

|価値のない会議

 

二元論者にかかれば、会議は、必要なもの。あるいは必要のないものと白か黒で決めつけられてしまいかねません。

 

会議は、情報を共有する上で、有効な場であると考えます。

しかし、それは、あくまでも定義である「会して議する。議して決する。決して行動する。」が守られてのことです。

 

逆に「議する必要のない会議」、「結論を出す必要のない会議」、「決めても行動する必要のない会議」は、百害あって一利なしの必要のないものです。

 

「脱会議(発行:日経BP社)」の著者である横山信弘氏は、その中で、「脱会議とは、会議の数と会議の時間と会議の参加者のそれぞれを2分の1に削減し会議総コストを90%削減させること」と提唱されています。

会議総コストとは、経費だけではありません。

会議のメリットは、テレビ会議の普及などがあるものの同じ場、同じ時間を共有したリアルタイムにあると言えます。

反面、参加者の貴重な時間を拘束することでもあり、その場で価値のない会議を開催されては大きな弊害を招きます。

 

脱会議を実行する上で、既にその組織の中に必要のない会議がどれだけ存在しているのかという問題はあります。

しかし、組織の中に居ると、それが麻痺して自覚できないものです。

そこは定期的に断捨離の如く、脱会議が必要であると捉えて削減することを前提に取り組んでみることは大切かと思います。

 

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我妻 武彦(Takehiko Wagatsuma) ico_sns_facebook 取締役 最高執行責任者(COO) 兼 執行本部 本部長

 

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